À prova de Murphy
Recomenda-se que faça uma cópia de segurança de todas as suas fotos antes de ler este artigo. Certifique-se que a guarda num local seguro. Já está? Ótimo! Podemos então continuar!
Fazer cópias de segurança da nossa informação digital, embora fulcral, é das tarefas mais descuradas de toda a história da informática e da própria fotografia digital. Quantos de nós se lembram da última vez que fizeram uma cópia dos nossos ficheiros? Quantos de nós não terão já histórias menos agradáveis para contar sobre terem perdido informação importante devido a falta de uma cópia? Infelizmente, as histórias de gente que perde todo o seu arquivo de fotos repete-se vezes sem conta. Quando algum amigo vem ter comigo e me pergunta se conheço algum local onde recuperam discos rígidos já sei o que se passou…
Antes de avançarmos mais neste artigo percam uns minutos do vosso tempo a pensar no que aconteceria se todas as vossas fotos digitais desaparecessem. O que aconteceria se o suporte físico onde têm as vossas fotos se estragasse sem possibilidade de recuperação ou se vos pedissem milhares de euros para o recuperar? E se o vosso computador avariar e tiverem que estar longe dele uma ou duas semanas enquanto é reparado? Pensem nisso um pouco e depois digam-me se vale a pena arriscar, especialmente se atentarmos ao preço dos suportes de armazenamento nos dias que correm. E é mesmo fundamental que nos lembremos: os discos e os computadores estragam-se mais vezes do que aquilo que pensamos.
É mesmo importante a realização de cópias de segurança e a sua execução de forma periódica e eficaz. É sobre este processo que gostava, neste artigo, de partilhar convosco a minha própria experiência. A experiência de quem, felizmente, nunca perdeu nenhuma sessão fotográfica por falta de uma cópia de segurança.
Nos artigos anteriores (A árvore das fotos Parte 1 e Parte 2) partilhei convosco a estrutura de ficheiros do meu arquivo fotográfico. Como disse, tenho uma pasta principal que alberga todas as fotos e depois separo todo o arquivo por anos e depois por sessão.
No tempo dos CDs e DVDs
Entre 2000 e 2007, quando os discos rígidos ainda eram caros, as minhas cópias de segurança limitavam-se a cópias em duplicado em CD/DVD de todas as pastas contidas nos vários anos. Os arquivos das minhas Kodak DC280, Canon G2 e Canon 300D eram pequenos e por isso era fácil albergar num só CD (e depois em DVD) bastantes fotografias. Ainda assim, lembro-me de ter gravado mais de 20 DVDs de 4,7GB que ainda conservo em dois locais diferentes, em duas cidades separadas por pouco mais de 100km.
Hoje em dia, fazer cópias para suportes de 4,7GB é impensável. As 5D que possuo facilmente enchem um cartão de 4GB em menos de uma hora e utilizar DVDs passou a ser impraticável, embora seja recomendação comum a todos os peritos em cópias de segurança a necessidade de utilizar como segurança adicional um suporte que só possa ser escrito uma vez, tais como os suportes ópticos (CDs, DVDs, BluRay…). Se possuírem uma câmara que produza ficheiros suficientemente pequenos ou se pelo contrário fotografam pouco e conseguirem colocar um ano de fotos em dois ou três DVDs, aconselho que façam uma cópia adicional para este formato. É fundamental utilizarem DVDs de boa qualidade, de marcas conhecidas com a Sony, TDK ou Verbatim, não regraváveis (DVD+R e não RW) e gravarem os vossos dados com a opção de verificação ligada. Depois da cópia efetuada, anotem na capa do DVD nome das pastas e guardem o DVD sempre na caixa de plástico em local seco.
Deixando os suportes ópticos de lado, o mais comum nos dias que correm é fazermos cópias de segurança para um disco rígido. Como é óbvio, estamos aqui a falar do nosso arquivo fotográfico, mas devem fazer cópias de segurança de todos os ficheiros que são importantes para vós. No âmbito da fotografia, as minhas cópias de segurança incidem sobre:
- O sistema operativo e todo o conteúdo do(s) computador(es) que possuo e no qual edito fotografias;
- O(s) catálogo(s) do Lightroom;
- O arquivo fotográfico.
Os conteúdos do computador
Para realizar cópias de segurança do computador, podem usar as ferramentas que o próprio sistema traz consigo, seja o “Time Machine” no caso do Mac ou o “Cópia de Segurança e Restauro” no Windows. Não vejo a necessidade de adquirir outras aplicações para executar esta tarefa e eu próprio uso as que o sistema operativo disponibiliza desde sempre. Para quê gastar dinheiro extra noutra aplicação? Ambos permitem a execução de uma cópia de segurança total a todo o conteúdo do disco rígido do computador, o que permite no caso de falha voltar a restaurar os conteúdos como estavam aquando da execução da cópia. Deve ser feito pelo menos uma vez por semana e devem utilizar um disco dedicado a esta operação. Ambas as aplicações de backup permitem o agendamento da cópia e se tiverem o disco rígido ligado na altura para a qual agendam o backup ela será realizada de forma transparente e simples. Nada mais simples e sem qualquer razão para não o fazerem regularmente.
O catálogo
No que diz respeito ao backup do catálogo, o próprio Lightroom pode ajudar neste processo. Através das preferências do catálogo pode definir-se quando deve o Lightroom processar um backup do mesmo:
- Quando o Lightroom encerrar da próxima vez: faz uma cópia de segurança na próxima vez que sairmos da aplicação. Após esta operação não será mais feito nenhum backup de forma automática;
- Sempre que o Lightroom for encerrado: faz cópias de segurança todas as vezes que o Lightroom for encerrado;
- Uma vez por dia, semana ou mês quando o Lightroom for encerrado;
- Nunca: não recomendado!
Eu tenho ativa a opção “uma vez por mês” e isso obriga-me a fazer uma cópia de segurança do catálogo para um disco externo pelo menos uma vez por mês. Se o disco externo estiver sempre ligado, a operação é também muito simples e transparente. Como é óbvio, se vocês fizerem uma cópia de segurança de todo o computador semanalmente, o catálogo também estará salvaguardado semanalmente, embora seja mais fácil encontrar o catálogo se o tivermos num local próprio e não num ficheiro que contem o restauro total do nosso computador. Eu faço a cópia de segurança do meu catálogo no mesmo disco onde está o meu arquivo fotográfico e daí fazê-lo apenas uma vez por mês. Este disco deve ser mexido poucas vezes, tal como explicarei mais à frente.
O arquivo fotográfico permanente
No que diz respeito ao arquivo de fotos propriamente dito, o backup é feito sempre que necessário, não havendo uma periodicidade definida. A única recomendação que faço é que a cópia deve ser executada logo que a pasta que contem a sessão fotográfica esteja fechada. Como disse no artigo anterior, uma sessão importante (e no limite todas são importantes) deve ser imediatamente copiada para um disco de backup temporário. Por outro lado, estou agora a falar do disco de backup permanente (que vai depois possibilitar a libertação de espaço do backup temporário) e todas as pastas fechadas devem ser imediatamente copiadas para este disco. Desta forma, irá existir sempre uma cópia de todas as fotos num local seguro.
Eu não utilizo nenhum software de backup para fazer esta operação, uma vez que como a minha organização de pastas é simples, a única coisa que tenho de fazer é copiar pastas para dentro da pasta do ano correspondente. Mas é fundamental usarem uma aplicação de cópia verificada que vos garanta que a cópia que estão a efetuar está efetivamente a ser bem realizada e que os ficheiros de destino estão válidos e seguros. Eu uso e recomendo o UltraCopier que é gratuito e permite cópias com verificação. É dos poucos que funcionam em Mac e Windows.
No final de todas estas operações temos então uma cópia de segurança dos 3 pilares fundamentais do computador de qualquer fotógrafo digital: o conteúdo total do próprio computador, os catálogos do Lightroom e todo o arquivo fotográfico.
E que discos ou sistema de discos usar para guardar tudo isto? E uma cópia de segurança, é suficiente?
Em termos de discos a usar é fundamental usarem suportes de boa qualidade de marcas reconhecidas. Não quer dizer que não se estraguem, pois sendo objetos mecânicos é normalmente que não durem para sempre, mas mais vale gastar uns euros adicionais e comprar discos bons do que poupar uns cêntimos para depois sermos surpreendidos negativamente. Como diz o povo, o barato sai muitas vezes caro…
Que discos comprar?
Aconselho a comprar discos das marcas Western Digital, Samsung, Seagate e Toshiba. Todas existem à venda em todo o lado e de certo não terão dificuldades em encontra-los. Neste momento, por exemplo o modelo Western Digital My Book Essential de 2TB custa à volta de 100 euros, o que torna o espaço em disco uma verdadeira pechincha nos dias que correm.
Recomendo também a comprar discos de modelos semelhantes que usem os mesmos cabos, em especial de alimentação. Sou fã da série WD My Book e o facto de ter vários permite-me usar o cabo de alimentação que está sempre ligado para conectar todos eles (um de cada vez, é claro). E não corro o risco de ligar um cabo de alimentação diferente e não compatível. Ainda assim é fundamental que etiquetem o cabo de alimentação do disco com uma marca visível e que identifique que é do disco externo. Conheço casos de discos externos que “foram à vida” porque simplesmente se conectou a alimentação do portátil, de outro disco, de outro device. Muita atenção nisto. Por isso recomendo a comprarem sempre o mesmo modelo, ainda que de tamanhos ou características diferentes. Em termos de tamanho recomendo a utilização de discos de 1TB e não mais. Neste momento, são mais do que suficientes e se os tivermos de substituir por outros por estarem estragados será também mais fácil e mais económico.
Quantos discos?
Em termos do número de discos externos a arrumar na prateleira, eu aconselho que tenham um disco exclusivo para o backup do conteúdo do computador que deve ser ligeiramente maior do que a capacidade do disco interno, por exemplo 250 ou 500GB mais. Para o arquivo fotográfico ou estão incluídos os catálogos do Lightroom aconselho que adquiram discos de 1TB e os vão enchendo na estrutura já definida. Sempre com uma pasta para albergar todas as fotos, os anos e as várias pastas das sessões fotográficas. Sempre que um disco fique cheio, passam para o próximo. Aconselho ainda que comprem os discos aos pares, ou seja, dois exatamente iguais e que existam sempre duas cópias do arquivo. Isto quer dizer que deve ainda ser feita uma cópia adicional do backup permanente. Isto garante um grau extra de proteção. Ao preço que os discos de 1TB estão não vejo razão para facilitarmos.
Os discos de backup permanente são para estarem guardados longe do computador e sossegados. Ou seja, só saem da prateleira para executar a cópia e nunca são usados para mais do que isto. Quer isto dizer que é proibido andar a passear com estes discos. Não são para levar de férias, para emprestar, para copiar outras coisas, etc. Para isso, utilizem o disco de backup temporário. E, se possível, devem guardar as duas cópias em locais diferentes.
Eu neste momento tenho um NAS Synology com dois discos de 2TB a 100km de Lisboa. É lá que está o meu arquivo fotográfico, embora o possa aceder de Lisboa para lá colocar novas sessões. O Synology é um sistema que monitora constantemente os dois discos e garante que os ficheiros estão sempre salvaguardados, permitindo-me que se um disco se estragar o possa substituir sem que o meu arquivo perca algum dado. Estando ligado à rede, sempre que o deseje, permite também que o aceda de qualquer parte do mundo. É a minha Cloud privada. É claro que tenho ainda uma cópia de segurança do próprio NAS em discos externos arrumados numa prateleira em Lisboa e que nunca é mexido, a não ser para lá copiar mais dados do ano corrente. Os discos de anos passados, já cheios, fazem parte da prateleira e nunca são tocados. Espero que nunca o sejam, o que significará que nunca precisarei de recorrer a nenhuma cópia de segurança. Posso assim dizer que o meu arquivo está seguro em 3 suportes distribuídos por vários locais.
Como é óbvio, tenho ainda o meu arquivo de trabalho no PC para editar as fotos e o disco de backup temporário onde tenho pastas ainda por fechar ou outros arquivos que quero transportar entre o meu estúdio de impressão na província e a minha casa em Lisboa.
Tal como referi no artigo anterior, há também soluções de Cloud na Internet que permitem a salvaguarda de dados de forma segura e com custos baixos. Para os que estiverem preparados para colocarem os seus ficheiros na Cloud, pode ser uma ótima e económica solução, pois permite-vos ter tudo num só local e acessível a partir de todo o lado do mundo. Essas soluções, como elas próprias tem cópias de segurança e outros requisitos mais avançados, garantem um grau de confiança muito grande.
Espero que este artigo contribua para que nunca percam qualquer uma das vossas fotos. Como costumava dizer o meu amigo Henk há uns anos, quando os cartões de memória ainda eram caros: “memory cards may be a bit expensive, but our memories are certainly priceless”.
Não facilitem, pois o senhor Murphy anda por aí e as nossas memórias são mesmo de valor incalculável!